PwC a interviewé les dirigeants de 600 PME en Europe pour développer un « Index Européen des Risques liés aux Informations ». Plus de la moitié des répondants (56 %) avaient mis en place une stratégie de gestion des risques liés aux informations mais admettaient n’avoir pas vérifié son efficacité. 59 % d’entre eux avaient affecté cette gestion des risques à une personne ou une équipe spécifique mais n’en avaient pas évalué la performance. Pour plus la moitié (54 %), aucun contrôle des procédures de destruction sécurisée des informations n’a été mené. Dégradation de l’image, responsabilité et mise en cause professionnelles sont les conséquences principales d’un tel laxisme souligne l’étude.

En outre, des notes, établies dans les secteurs juridiques, financiers, de l’assurance, de la production, de l’ingénierie et de l’industrie pharmaceutique, montrent que de nombreuses entreprises ne sont pas préparées à faire face et à gérer aux risques tels que les violations et pertes de données et la non-conformité. Ainsi, sur la base d’une note idéale de 100 obtenue en considérant une trentaine de mesures, la moyenne des entreprises européennes est mesurée à 40,6, celle du secteur juridique à 33,3 et celle des services financiers à 46,3.

« L’Indice Européen des Risques liés aux Informations » fournit un guide à destination des entreprises. Il détaille des points portant sur la stratégie, les hommes, la communication et la sécurité qui devraient aider à protéger les informations numériques et papier.

L’archivage à vocation probatoire, un projet stratégique

Stratégique, c’est ainsi qu’est jugé l’archivage de contenus électroniques à vocation probatoire par 59% des décideurs interrogés par Markess. La progression inexorable du numérique dans les entreprises et les administrations impose, au‐delà de leur gestion, la mise en place de procédures et d’outils permettant leur conservation dans le temps, au même titre que sont conservés les documents au format papier. Cette question de conservation est d’autant plus cruciale lorsqu’il s’agit de contenus auxquels une vocation probatoire peut être attachée.

Factures clients et fournisseurs, déclarations fiscales, documents comptables, relevés bancaires, contrats commerciaux, contrats de travail, bulletins de paie, plans, brevets… il existe en effet de nombreux documents, désormais au format numérique, devant soit satisfaire à des obligations légales et réglementaires en matière de conservation, soit pouvoir être opposables à des tiers en cas de litiges. Pour ces contenus électroniques dit « à vocation probatoire », il s’agit alors de recourir à un dispositif d’archivage électronique devant intégrer des processus et des procédures de sécurité et de confiance (tels que l’horodatage, la signature numérique, l’empreinte du document, etc.) afin de garantir l’intégrité et la pérennité de ces contenus, et ainsi leur apporter une valeur juridique ou reconnue par des tiers.

En filigrane apparaissent inévitablement la notion de risque associé au non‐respect des règles de conservation et l’anticipation de l’absence de preuve. Contrôle fiscal, audit, procès, perte de données stratégiques…, les conséquences de tels événements peuvent rapidement se révéler désastreuses pour une entreprise n’ayant pas (correctement) archivé ses contenus électroniques sensibles. Le véritable enjeu de ces projets d’archivage de contenus électroniques à vocation probatoire repose bel et bien sur le coût du risque… Pourtant, la gestion de risque ne semble pas encore si évidente à déterminer pour l’ensemble des décideurs interviewés dans cette étude.

Des projets aux mains des DSI… portés cependant par de réels enjeux métiers

Si 77% des décideurs assimilent bien l’archivage électronique à l’identification, la sélection, le classement et la conservation de contenus électroniques, sur un support sécurisé, dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps, 23% en ont encore une image toute autre, l’apparentant davantage à des pratiques de sauvegarde, voire de stockage. Une vision résolument réductrice et éloignée des enjeux des décideurs métiers en matière de conservation. Dans l’étude, il apparaît en effet que, pour les directions générales et les directions métiers (DAF, vente/relation client, production, RH, etc.), le projet d’archivage électronique à vocation probatoire est avant tout dicté par une analyse des risques encourus en cas de non présentation du contenu original. De leur côté, les décideurs informatiques interrogés semblent plus être les garants des problématiques sécuritaires, normatives et économiques de ces projets.

La DSI arrive cependant largement en tête des acteurs parties prenantes des projets d’archivage de contenus électroniques à vocation probatoire, jouant un rôle majeur dans la décision d’investir : en effet, 82% des décideurs interrogés lui reconnaissent ce rôle, loin devant les directions métiers (55%). Le choix des solutions d’archivage électronique est donc inévitablement influencé par la vision « informatique » de l’archivage, mais aussi par l’existant de l’entreprise en matière de gestion de l’information. Pour autant, ce choix ne répond pas nécessairement aux attentes des équipes métiers, et il n’est pas rare de voir des projets d’archivage électronique conduits en silo. Le développement d’offres en mode SaaS sur le marché, pouvant directement adresser les directions métiers, peut par ailleurs favoriser la cohabitation de plusieurs solutions d’archivage au sein d’une même entreprise, chacune gérant différentes natures de flux et de contenus électroniques.

Un marché reposant sur des expertises complémentaires

En 2012, le segment des logiciels et services informatiques associés à l’archivage de contenus électroniques à vocation probatoire devrait peser 125 millions d’euros en France selon Markess International. Avec un taux de croissance estimé à +19% entre 2011 et 2012, ce marché promet des perspectives intéressantes pour les acteurs s’y positionnant. En 2012, les offres émanent de prestataires aux profils très divers : les acteurs résolument tournés vers l’archivage, les fournisseurs porteurs d’une offre plus globale de gestion de contenus et de documents, sans oublier lesfournisseurs de briques de confiance, indissociables de la notion de vocation probatoire.

En complément de cette étude, Markess fournit un mapping de prestataires actifs sur le marché français, qui illustre la diversité des origines et des expertises de ces acteurs. Cette variété d’offres n’est pas sans accentuer la complexité associée à de tels projets (preuve en est du réel besoin en accompagnement et en assistance à maîtrise d’ouvrage exprimé par les décideurs interrogés), ni même le flou ressenti par les décideurs face aux terminologies utilisées, à l’image de celles autour de la notion de coffre‐fort. La parution prochaine de la norme AFNOR NF Z 42‐020 relative aux spécifications fonctionnelles du coffre‐fort numérique devrait faciliter les compréhensions, d’autant plus que l’un des critères de choix majeurs d’une solution d’archivage électronique repose sur les normes respectées, avec, bien souvent, une peur des sanctions qui prime sur le ROI.

Qweeby propose à tous ceux qui le veulent de relever chaque jour, du 2 au 6 avril 2012, un défi pratique permettant de réduire la consommation de papier au bureau. Les défis sont annoncés sur le mur de la communauté chaque soir ou communiqués aux participants par mail. « Connaître le défi la veille permettra aux participants d’anticiper et d’organiser leur journée pour une plus grande efficacité », explique l’éditeur. « Chacun pourra partager ses idées, ses astuces pour relever le défi, et également les bonnes pratiques découvertes ou les solutions mises en oeuvre pour faire durer les comportements écologique et ainsi agrandir le groupe. Les participants pourront inscrire leur résultat journalier sur le mur de la communauté ou leur résultat global pour se comparer les uns des autres. Chacun peut jouer en individuel ou en équipe par entreprise (ou plusieurs équipes par entreprise) ».

La communauté bancaire française a élaboré et publié une PAC, qui définit un cadre de référence des certificats électroniques pouvant être acceptés par les applications bancaires. La publication PAC permet aux émetteurs de certificats électroniques de se faire enregistrer auprès du CFONB (Comité français d’organisation et de normalisation bancaires) et de figurer dans l’une des listes publiées sur son site.

L’objectif est de donner une visibilité au marché sur la qualité des certificats disponibles pour faciliter le choix des entreprises. Du point de vue de la FNTC, la PAC constitue, pour le marché, un environnement de confiance propice à une large diffusion/utilisation de ces certificats, tant pour les applications bancaires, que pour celles du domaine privé, voire du domaine public.

La FNTC a souhaité aller plus loin dans la visibilité donnée au marché, et compléter l’initiative du CFONB par une liste qui permet aux accepteurs (gestionnaire d’applications) de s’y faire enregistrer.

Ce nouveau référentiel, géré par la FNTC, rapproche, pour chaque type d’application utilisant les certificats PAC, les offres commerciales des émetteurs de celles des accepteurs et apporte une vision encore plus opérationnelle aux entreprises. Cette liste répertoriée dans l’annuaire, démarre par la publication des applications du monde bancaire. Les listes dédiées aux applications des autres secteurs suivront dans le courant de cette année.

L’annuaire est téléchargeable gratuitement ici.