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24 mai 2012 Actualités, Nouveaux produits
Le tiers de confiance Cryptolog mise sur la version 4 de sa plate-forme Universign pour accélérer la disparition de la signature manuscrite : Universign gère la signature électronique de tout type de documents, entre particuliers ou entreprises et depuis la même plate-forme. A partir d’un bouton « Signer », au mécanisme similaire à celui d’un service de paiement en ligne, bons de commande et devis, contrats et accords divers sont pris en compte par le service.
Trois étapes sont nécessaires pour faire signer un document en ligne : charger un document PDF, saisir les signataires et indiquer sur le document où les signataires doivent apposer une signature visuelle avant d’envoyer le document. Chaque signataire, à tour de rôle, est invité par e-mail à venir signer le document sur la plate-forme Universign. Une fois signé par toutes les parties, le document est envoyé à chaque signataire par e-mail. Grâce à une API documentée, les clients d’Universign peuvent intégrer la signature électronique à leur site Internet et faire signer tous types de documents au format PDF.
Pour l’instant on ne peut pas télécharger une image d’une signature manuscrite numérisée (fonction prévue dans la roadmap de Cryptolog). Il est tout de même possible de tracer sa signature via la souris ou au doigt à partir d’un terminal tactile, mais cette signature ne reste qu’une matérialisation visuelle de la signature.
Publications récentes
16 mai 2012 Actualités, Nouveaux produits
Avanteam lance Avanteam Online, la version SaaS de son offre qui vient d’être certifiée sur la plate-forme Azure de Microsoft. La solution permet aux entreprises de toutes tailles de dématérialiser et d’optimiser leurs processus métiers à travers un bouquet de services : achats, factures fournisseurs, qualité, courrier, absences, congés. D’autres processus, seront proposés prochainement. Avanteam Online s’appuie sur la plate-forme Windows Azure de Microsoft. La solution est accessible à partir de 39 euros par mois et par utilisateur.
14 mai 2012 Actualités, Nouveaux produits
Locarchives investit dans de nouvelles capacités de numérisation sur son site de conservation de Saint-Vulbas dans l’Ain, à 30 minutes de Lyon. Le tiers de confiance entend ainsi proposer une solution de proximité aux entreprises des régions Rhône-Alpes et PACA. Le prestataire déploie également des moyens dédiés, avec une équipe d’opérateurs spécialisés dotés de scanners transportables, qui se déplace dans les entreprises. Enfin, Locarchives mise sur une offre sur le marché du traitement et de la dématérialisation des fonds historiques et patrimoniaux : état civil, cadastres, bibliothèques, documentation technique, etc.
9 mai 2012 Actualités, Nouveaux produits
Pitney Bowes anonce la version 3.5 de P/I OfficeMail, solution logicielle de gestion du courrier égrené, qui représente l’envoi de courriers quotidiens, simples ou recommandés, unitaires ou en nombre, dont la non industrialisation engendre des coûts conséquents. Autrement dit, le courrier bureautique. La nouvelle version, dont l’ergonomie a été repensée, apporte, selon l’éditeur, des fonctions de sécurité avancées, une gestion des flux améliorée et des options de comptabilité étendues.
Avec P/I OfficeMail, les documents créés sur un poste bureautique sont directement transférés vers un site de production de courrier industriel. L’entreprise devrait ainsi diminuer les coûts liés à ces documents, en tirant parti de coûts d’impressions moindres et de remises postales optimisées. La solution améliore par ailleurs le contrôle, le suivi et la conformité des courriers bureautiques, et favorise une communication homogène en termes de qualité d’impression et de gestion de la marque.
27 avr 2012 Etudes
Selon une étude réalisée par PwC et Iron Mountain, quatre cabinets d’avocats sur dix ignoreraient qui accède réellement à leurs données confidentielles. Le risque de fuite d’informations sensibles serait d’autant plus grand que, pour une grande majorité, ces cabinets ne vérifient pas si leurs salariés respectent des mesures de sécurité adaptées.
PwC a interviewé les dirigeants de 600 PME en Europe pour développer un « Index Européen des Risques liés aux Informations ». Plus de la moitié des répondants (56 %) avaient mis en place une stratégie de gestion des risques liés aux informations mais admettaient n’avoir pas vérifié son efficacité. 59 % d’entre eux avaient affecté cette gestion des risques à une personne ou une équipe spécifique mais n’en avaient pas évalué la performance. Pour plus la moitié (54 %), aucun contrôle des procédures de destruction sécurisée des informations n’a été mené. Dégradation de l’image, responsabilité et mise en cause professionnelles sont les conséquences principales d’un tel laxisme souligne l’étude.
En outre, des notes, établies dans les secteurs juridiques, financiers, de l’assurance, de la production, de l’ingénierie et de l’industrie pharmaceutique, montrent que de nombreuses entreprises ne sont pas préparées à faire face et à gérer aux risques tels que les violations et pertes de données et la non-conformité. Ainsi, sur la base d’une note idéale de 100 obtenue en considérant une trentaine de mesures, la moyenne des entreprises européennes est mesurée à 40,6, celle du secteur juridique à 33,3 et celle des services financiers à 46,3.
« L’Indice Européen des Risques liés aux Informations » fournit un guide à destination des entreprises. Il détaille des points portant sur la stratégie, les hommes, la communication et la sécurité qui devraient aider à protéger les informations numériques et papier.
23 avr 2012 Actualités, Nouveaux produits
Commercialisée par i2S Digibook – Kirtas, LIMBTM traite, enrichit et convertit le patrimoine culturel en patrimoine numérique. Le fabricant de scanners l’associe à la bibliothèque numérique Yoolib&trade pour fournir une solution globale aux détenteurs de fonds et aux prestataires de services pour traiter en masse leurs données brutes numérisées, structurer et enrichir les documents dans une optique de gestion de la connaissance puis les diffuser et les archiver. La version traitement de l’image de la solution est à 4500 euros HT, la version traitement de l’image, enrichissement des données, moteur OCR est à 9500 euros HT.
20 avr 2012 Actualités, Nouveaux produits
« L’engouement des entreprises à vouloir numériser, traiter et centraliser leurs documents importants est particulièrement marquant en France », constate Magali Hubert, directrice marketing de Toshiba. « Les derniers chiffres publiés par InfoTrends le confirment : les prévisions de ventes pour ce type de solution montrent une croissance moyenne de 18 % jusqu’en 2014. Il s’agit de fluidifier l’accès à l’information au sein même de l’entreprise en améliorant le workflow des documents pour gagner en productivité et optimiser l’espace de stockage. Cette démarche s’inscrit dans la politique de développement durable des entreprises qui est particulièrement en vogue aujourd’hui ».
Comme de nombreux acteurs, Toshiba TFIS fournit des outils pour diminuer le recours au papier. La solution du fabricant japonais gère directement depuis le multifonction l’acquisition des données et leur intégration dans les applications métier de l’entreprise. e-BRIDGE Capture & Store fonctionne en mode client- serveur et assure la dématérialisation et l’acquisition des documents, leur traitement, leur diffusion et leur stockage.
16 avr 2012 Nouveaux produits
Ricoh ajoute à son catalogue logicie Documind Starter. Editée par Novadys, cette solution de GEIDE permet d’optimiser la gestion documentaire existante au sein des entreprises, en traitant les documents indépendamment de leur format d’origine (papier ou numérique
Avec Documind Starter, l’indexation des documents s’effectue depuis l’écran d’un multifonction Ricoh vers le serveur de l’entreprise.
Via un accès web, l’utilisateur consulte et traite ses documents directement dans Documind, depuis son poste ou un terminal mobile. Il peut par exemple classer ses documents selon un plan pré défini et personnalisable, effectuer une recherche multicritères ou utiliser la recherche sur le contenu (grâce à une océrisation »automatique à l’import) afin de retrouver un document par mots-clés. Il peut également envoyer par mail des données en pièce jointe ou encore échanger autour d’un document à travers un fil de discussion.
Documind Starter est proposé sous forme de pack de licences 5 ou 10 utilisateurs. Chaque pack intègre les services d’installation et de formation sur site réalisés par les équipes techniques Ricoh. La solution constitue une première étape pour s’initier à la GEIDE. Par la suite, les entreprise ont la possibilité de migrer vers l’offre plus complète Documind Master.
11 avr 2012 Actualités, Etudes
La dématérialisation progresse inexorablement dans les organisations et le contexte légal et réglementaire incite fortement à la mise en place d’outils favorisant la traçabilité, la pérennité et l’intégrité des contenus numériques. Dans un document de de synthèse intitulé « Archivage de contenus électroniques à vocation probatoire, approches et perspectives 2014 », le cabinet délivre quelques‐uns des résultats d’une étude menée auprès d’une centaine de décideurs, informatiques et métiers, afin de faire le point sur les approches en matière d’archivage de contenus électroniques à vocation probatoire en France et les évolutions d’ici 2014. Cette étude identifie aussi enjeux, pratiques associées et besoins en solutions et services, notamment d’externalisation, exprimés par les décideurs.
L’archivage à vocation probatoire, un projet stratégique
Stratégique, c’est ainsi qu’est jugé l’archivage de contenus électroniques à vocation probatoire par 59% des décideurs interrogés par Markess. La progression inexorable du numérique dans les entreprises et les administrations impose, au‐delà de leur gestion, la mise en place de procédures et d’outils permettant leur conservation dans le temps, au même titre que sont conservés les documents au format papier. Cette question de conservation est d’autant plus cruciale lorsqu’il s’agit de contenus auxquels une vocation probatoire peut être attachée. Lire la suite…
3 avr 2012 Actualités, Tendances
A l’occasion de la la semaine du Développement Durable, Qweeby crée un espace Facebook : « Les sans papiers du business ». L’objectif est de créer une communauté autour du développement durable afin de partager et diffuser les bonnes pratiques du zéro papier applicables sur le lieu de travail. Cet espace public est accessible à tous, détenteur ou non d’un compte facebook. Chacun peut y donner des idées pour réduire la consommation de papier, y déposer des informations pour adopter des reflexes simples et y partager des expériences sur le mur de la communauté.
Qweeby propose à tous ceux qui le veulent de relever chaque jour, du 2 au 6 avril 2012, un défi pratique permettant de réduire la consommation de papier au bureau. Les défis sont annoncés sur le mur de la communauté chaque soir ou communiqués aux participants par mail. « Connaître le défi la veille permettra aux participants d’anticiper et d’organiser leur journée pour une plus grande efficacité », explique l’éditeur. « Chacun pourra partager ses idées, ses astuces pour relever le défi, et également les bonnes pratiques découvertes ou les solutions mises en oeuvre pour faire durer les comportements écologique et ainsi agrandir le groupe. Les participants pourront inscrire leur résultat journalier sur le mur de la communauté ou leur résultat global pour se comparer les uns des autres. Chacun peut jouer en individuel ou en équipe par entreprise (ou plusieurs équipes par entreprise) ».
